Als je binnen je organisatie betrokken bent bij projectmanagement, weet je dat een project valt of staat met een realistische planning. Of je nu een klein team leidt, of verantwoordelijk bent voor grootschalige projecten, planning software voor projectadministratie helpt je hierbij. We bespreken hier alle voordelen.
Inhoud
Altijd realtime inzicht met de online project planner
Een van de grootste voordelen van planning software is het realtime inzicht in de projectvoortgang. Jij en je collega’s hebben zo altijd en overal toegang tot de meest actuele planning. Of je nu op kantoor werkt, onderweg naar een vergadering bent, of zelfs thuis werkt, je kunt overal inloggen en zien wie waaraan werkt. Deze naadloze samenwerking helpt bij het voorkomen van vertragingen en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit.
Grip op je planning met ingebouwde verlof- en ziekteregistratie
De beschikbaarheid beheren van al je teamleden is soms een uitdaging. Zo moet je rekening houden met verlof en ziekteverzuim om je planning kloppend te houden. Planning software maakt deze taak aanzienlijk eenvoudiger. Zo is de verlof- en ziekteregistratie van collega’s standaard ingebouwd in de capaciteitsplanning. Je kunt dus gemakkelijk zien wie beschikbaar is voor nieuwe taken en wie (tijdelijk) afwezig is. De planning geeft je zo de grip die je nodig hebt om het maximale uit je mensen te halen.
Eenvoudiger verantwoordelijkheden vastleggen
Een van de grootste uitdagingen in projectmanagement is het bewaken van duidelijkheid en transparantie binnen je teams. Met planning software leg je gemakkelijk de verantwoordelijkheden van medewerkers vast, of het nu gaat om taken, deadlines of deliverables. Alle teamleden weten wat er van hen verwacht wordt.
Zo biedt planning software vaak de mogelijkheid om taken toe te wijzen aan specifieke medewerkers. Met gekoppelde deadlines en prioriteiten is daarmee voor iedereen vanaf dag één duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Omdat de software realtime is, houden jij en je medewerkers dagelijks zicht op de voortgang. Zie het als een constante vinger aan de pols waardoor je niet meer plotseling verrast wordt.
Overal en altijd foutloos factureren
Tot slot helpt planning software bij het foutloos factureren en het registreren van kosten. Zo kan het hele team eenvoudig via de laptop, pc of een mobiel toestel snel en eenvoudig hun uren en kosten registeren. Het vereenvoudigen van de urenregistratie minimaliseert het risico op fouten die vaak voorkomen bij handmatige invoer. Zo worden uren bij veel bedrijven in de praktijk nog steeds te vaak niet geregistreerd, of verkeerd geregistreerd.
Ook biedt het realtime systeem de mogelijkheid voor projectmanagers om direct ingevoerde gegevens realtime te controleren. Hiermee breng je een extra laag van verificatie en nauwkeurigheid aan in je administratie. Je kunt de software vaak met andere tools integreren en zo vanuit één systeem al je rapportages generen.
Projectmanagement onder controle met planning software
Kortom, planning software voor projectadministratie biedt vele voordelen die helpen om je projecten soepeler te laten verlopen en je workflow te optimaliseren. Van realtime inzicht, grip op je planning, duidelijkheid over je project tot foutloos factureren. De juiste software maakt zo vaak het verschil tussen een succesvol project of een samenwerking die meer energie kost dan oplevert.
